Gestionar los pagos en tu práctica médica puede ser un desafío. Luna ofrece configuraciones de pago flexibles que se adaptan al flujo de trabajo de tu clínica y las necesidades de tus pacientes. Esta guía te ayudará a configurar las tres opciones clave de pago en Configuración de Cuenta > Agenda > Pagos.
Resumen: Las Tres Configuraciones de Pago
Tu clínica cuenta con tres controles de pago independientes que trabajan juntos para crear tu flujo de trabajo ideal:
Cobrar automáticamente a los pacientes cuando el estado de la cita cambia a completado (Auto-Cobro)
Enviar solicitud de pago por correo electrónico y WhatsApp (Auto-Envío de Factura)
Requerir el pago por adelantado antes de programar una cita (Pago Requerido)
Exploremos cada configuración y cómo funcionan en escenarios clínicos del mundo real.
Configuración 1: Cobrar Automáticamente Cuando las Citas se Completan
Ubicación: Configuración de Cuenta > Agenda > Pagos
Por Defecto: Activado (ON)
Qué Hace Esta Configuración
Cuando marcas una cita como "Completada", Luna cobrará automáticamente en la tarjeta de crédito guardada del paciente el costo de la cita. El cargo se realiza instantáneamente y el paciente recibe un recibo de pago por correo electrónico.
Cuándo Funciona
✅ El paciente debe tener una tarjeta de crédito válida registrada
✅ La cita debe ser marcada como "Completada" por el personal de la clínica
✅ El servicio debe tener un precio asignado
Escenarios Clínicos
✨ Recomendado para la mayoría de las clínicas
Escenario 1: Consultorio de Medicina General con Pacientes Recurrentes
La Dra. Martínez tiene una clínica de medicina familiar
La mayoría de sus pacientes visitan regularmente y tienen tarjetas registradas
Después de cada cita, recepción la marca como completada
El pago se captura automáticamente - sin necesidad de facturación manual
Resultado: El personal ahorra 5-10 minutos por paciente en el proceso de cobro
Escenario 2: Consultorio de Telemedicina
Las consultas virtuales terminan cuando el proveedor cierra la videollamada
Marcar la cita como completada activa el pago automático
El paciente recibe su recibo inmediatamente
No se necesita seguimiento para cobrar el pago
¿Qué Pasa Si el Cobro Automático Falla?
Si el paciente no tiene una tarjeta registrada o la tarjeta es rechazada:
Luna crea una factura pendiente automáticamente
Si la factura se envía o no depende de la Configuración 2 (ver abajo)
Cuándo Desactivar Esta Configuración
❌ Desactívala si:
Prefieres revisar los cargos antes de procesarlos
Manejas el pago al momento de agendar (no después)
Facturas a compañías de seguros y no cobras a pacientes en el momento de la cita
Quieres control manual sobre cuándo ocurren los cargos
Configuración 2: Enviar Factura por Correo Electrónico y WhatsApp
Ubicación: Configuración de Cuenta > Agenda > Pagos
Por Defecto: Activado (ON)
Qué Hace Esta Configuración
Cuando Luna no puede cobrar automáticamente a un paciente (porque no tiene una tarjeta registrada o el cargo falla), Luna:
Crea una factura pendiente
Envía la factura por correo electrónico al paciente
Envía un mensaje de WhatsApp con enlace de pago (si el paciente tiene número de teléfono)
Ambos mensajes incluyen:
Número de factura y monto
Detalles del servicio
Enlace directo para pagar en línea
Idioma preferido del paciente (inglés o español)
Cuándo Funciona
Esto solo se activa cuando:
La Configuración 1 (Auto-Cobro) está activada, pero el pago no se puede capturar, O
El paciente no tiene un método de pago guardado
Escenarios Clínicos
✨ Recomendado para clínicas que aceptan pacientes nuevos
Escenario 1: Bienvenida a Paciente Nuevo
Un paciente nuevo agenda su primera cita
Aún no ha agregado una tarjeta de pago
La cita se completa exitosamente
Luna envía inmediatamente la factura por correo + WhatsApp
El paciente paga desde su teléfono mientras está en el estacionamiento
Resultado: 80% de los pacientes pagan dentro de las primeras 24 horas
Escenario 2: Recuperación de Pago Fallido
La tarjeta de un paciente regular vence
El cobro automático falla cuando se completa la cita
Luna notifica instantáneamente al paciente por correo + WhatsApp
El paciente actualiza su tarjeta y paga inmediatamente
No se necesitan llamadas incómodas de seguimiento
Escenario 3: Consultorio Multilingüe
Tu clínica atiende pacientes que hablan inglés y español
Luna detecta la preferencia de idioma de cada paciente
Los mensajes se envían en el idioma preferido del paciente
Resultado: Mejor experiencia del paciente y pago más rápido
Qué Reciben los Pacientes
Factura por Correo Electrónico:
PDF profesional de la factura adjunto
Enlace de pago
Logo y marca de tu clínica
Mensaje de WhatsApp:
Mensaje amigable y personalizado
Enlace directo de pago
Monto a pagar y nombre de la clínica
Cuándo Desactivar Esta Configuración
❌ Desactívala si:
Prefieres enviar facturas manualmente (para revisarlas primero)
Manejas todos los pagos en persona o por teléfono
No quieres comunicaciones automatizadas con pacientes
Estás usando un sistema de facturación separado
Configuración 3: Requerir Pago por Adelantado Antes de Programar una Cita
Ubicación: Configuración de Cuenta > Agenda > Pagos
Por Defecto: Desactivado (OFF)
Qué Hace Esta Configuración
Cuando está activada, los pacientes deben proporcionar su pago al momento de agendar, antes de que se confirme la cita. Luna recopila la información de pago y crea un cargo pendiente que se capturará cuando marques la cita como completada.
Cómo Funciona
Flujo de Agendamiento:
El paciente selecciona la hora de la cita
Luna solicita tarjeta de pago
La tarjeta de pago es autorizada (aún no se cobra)
La cita se confirma
Cuando la marcas como completada → se captura el cargo
Importante: El cargo no ocurre hasta que la cita se marca como completada. Esta es una "pre-autorización" que asegura que el paciente tiene un método de pago válido antes de llegar.
Escenarios Clínicos
⚠️ Usa con cuidado - puede reducir las conversiones de agendamiento
Escenario 1: Consultorio con Alta Tasa de Inasistencias
Una clínica dermatológica experimenta 30% de inasistencias
Procedimientos costosos con citas de larga duración
Requerir pago por adelantado reduce las inasistencias a 5%
Resultado: Mejor utilización de la agenda y protección de ingresos
Escenario 2: Consultas de Especialidad
Las consultas iniciales tienen alta demanda
Las citas duran 60-90 minutos
El requisito de pago asegura solo pacientes serios
Resultado: Espacios valiosos de citas usados eficientemente
Escenario 3: Servicios Cosméticos o Electivos
Servicios no cubiertos por seguro
Los pacientes esperan pagar de su bolsillo
El requisito de pago es práctica estándar en la industria
Resultado: Sin sorpresas para pacientes, ingresos garantizados
Consideraciones Antes de Activar
Ventajas:
✅ Reduce dramáticamente las inasistencias
✅ Garantiza el pago por cada cita
✅ Protege ingresos de citas largas o costosas
✅ Filtra por pacientes comprometidos
Desventajas:
❌ Puede reducir tasas de conversión de agendamiento (algunos pacientes no agendarán)
❌ Crea fricción en la experiencia de agendamiento
❌ No adecuado para atención urgente o servicios de emergencia
❌ Puede sentirse impersonal para relaciones establecidas con pacientes
Cuándo Activar Esta Configuración
✅ Actívala si:
Tienes una alta tasa de inasistencias (>15%)
Ofreces servicios especializados o que requieren mucho tiempo
Estás en un mercado competitivo donde los pacientes investigan múltiples proveedores
Tus servicios son electivos/cosméticos
Quieres pre-calificar pacientes que están comprometidos con el tratamiento
❌ Mantenla desactivada si:
Estás construyendo un consultorio nuevo y necesitas volumen
Priorizas accesibilidad y facilidad de agendamiento
Tus pacientes son establecidos y leales
Ofreces atención urgente o citas el mismo día
Aceptas seguros y prefieres facturar después
Configuración Recomendada por Tipo de Consultorio
🏥 Consultorio de Medicina General/Familiar
✅ Auto-Cobro: ACTIVADO - Cobrar pago después de cada visita
✅ Auto-Envío de Factura: ACTIVADO - Capturar cualquier pago perdido automáticamente
❌ Pago Requerido: DESACTIVADO - Mantener el agendamiento fácil para familias
🩺 Consultorio de Especialista/Consultas
✅ Auto-Cobro: ACTIVADO - Pago eficiente después de consulta
✅ Auto-Envío de Factura: ACTIVADO - Cubrir pacientes sin tarjetas registradas
⚠️ Pago Requerido: CONSIDERAR - Si las inasistencias son problemáticas
💆 Servicios Cosméticos/Electivos
✅ Auto-Cobro: ACTIVADO - Pago automático después del tratamiento
✅ Auto-Envío de Factura: ACTIVADO - Respaldo para cualquier problema de pago
✅ Pago Requerido: ACTIVADO - Práctica estándar en esta industria
💻 Consultorio de Telemedicina
✅ Auto-Cobro: ACTIVADO - Pago sin fricción cuando termina la llamada
✅ Auto-Envío de Factura: ACTIVADO - Capturar pacientes nuevos sin tarjetas
⚠️ Pago Requerido: CONSIDERAR - Si tienes altas tasas de inasistencia
🏃 Clínica de Atención Urgente/Sin Cita
✅ Auto-Cobro: ACTIVADO - Proceso de salida rápido
✅ Auto-Envío de Factura: ACTIVADO - Manejar pacientes sin cita previa sin tarjetas
❌ Pago Requerido: DESACTIVADO - No crear barreras para atención urgente
Preguntas Frecuentes
P: ¿Qué pasa si tanto la Configuración 1 como la 2 están desactivadas?
Cuando se completa una cita, no se cobra ningún pago y no se envía ninguna factura. Necesitarás crear y enviar facturas manualmente desde la sección de Facturas.
P: ¿Puedo requerir pago para algunos servicios pero no para otros?
Actualmente, la configuración de "Requerir Pago" aplica a todas las citas. Sin embargo, puedes ajustar esto manualmente por cita en la interfaz de agendamiento.
P: ¿Los pacientes sabrán sobre los mensajes de WhatsApp?
¡Sí! Los pacientes con números de teléfono recibirán notificaciones de WhatsApp. Asegúrate de que tus pacientes estén al tanto de que tu clínica usa WhatsApp para recordatorios de pago durante su primera visita.
P: ¿Qué pasa si un paciente no tiene WhatsApp?
¡No hay problema! La factura por correo electrónico siempre se envía. WhatsApp es un canal adicional para aumentar las tasas de éxito de pago.
P: ¿Puedo probar estas configuraciones sin afectar a pacientes reales?
¡Sí! Crea una cuenta de paciente de prueba y agenda una cita para ti mismo. Márcala como completada y observa cómo se comporta cada configuración.
¿Necesitas Ayuda para Elegir?
¿Aún no estás seguro de qué configuraciones son las correctas para tu consultorio? Contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurar las opciones según tu flujo de trabajo específico y población de pacientes.
📧 Correo: [email protected]
💬 Chat: Usa el widget de chat en la esquina inferior derecha
📚 Más Recursos: Visita nuestro Centro de Ayuda
Última Actualización: Noviembre 2025