La opción de agendar citas en línea se sincroniza perfectamente con tu calendario, lo que te permite especificar los horarios en los que los clientes pueden solicitar citas.
En esta guía, cubriremos:
1. Designar los servicios disponibles para el agendamiento en línea
2. Configurar tu disponibilidad
3. Compartir tu enlace de agendamiento
4. Configurar los ajustes de pago
5. Definir las políticas de agendamiento (anticipación mínima)
6. Definir qué nombre ven los pacientes en tu página
1. Definir los servicios disponibles para agendamiento en línea
Es esencial especificar qué servicios deseas que los nuevos o actuales clientes puedan agendar en línea. Para hacerlo, sigue estos pasos:
1. Ve a la sección Cuenta -> Servicios.
2. Elige el servicio que deseas poner disponible para agendar en línea y haz clic en el ícono de editar.
3. En la sección de Detalles del Servicio, haz clic en Editar.
4. Asigna a los miembros del personal que pueden ser agendados para este servicio, luego haz clic en Guardar.
5. Activa el deslizador de Telemedicina para habilitar videollamadas para este servicio.
6. Haz clic en Guardar en la esquina inferior derecha.
💡 La duración del servicio define los horarios de tu página. En los Detalles del Servicio también puedes editar la Duración. Este valor determina dos cosas: cuánto dura la cita y cada cuánto se muestran los horarios disponibles en tu página de agendamiento. Por ejemplo, con una duración de 60 minutos los pacientes verán horarios cada hora (9:00, 10:00, 11:00…); con una de 30 minutos, cada media hora. Si quieres citas cada hora, configura la duración del servicio en 60 minutos.
2. Configurar tu disponibilidad
Para muchos profesionales, definir tu disponibilidad significa confirmar tus horas de práctica estándar. Para otros, puede implicar establecer algunos horarios específicos para que los clientes reserven citas en línea. Así es como puedes hacerlo:
1. Ve a la sección de Cuenta.
2. Selecciona la pestaña Agenda -> Disponibilidad.
3. Haz clic en Editar en la esquina superior derecha.
4. Selecciona tu zona horaria.
5. Luego agrega tus horarios y ubicaciones preferidos.
6. Haz clic en Guardar en la esquina inferior derecha.
3. Compartir tu enlace de agendamiento
Después de completar la configuración de agendamiento en línea, puedes compartir tu enlace de agendamiento con los clientes y agregarlo a tu sitio web o perfiles en línea. Aquí te mostramos cómo hacerlo:
Para tu enlace personal de agendamiento:
1. Ve a la página de Calendario.
2. Haz clic en el Enlace de Agendamiento ubicado en el menú de la izquierda.
3. Haz clic en la URL para copiarla.
Para el enlace de agendamiento de servicios específicos:
1. Ve a la sección Cuenta -> Servicios.
2. Haz clic en el Enlace de agendamiento ubicado en el menú de la izquierda.
4. Configurar los ajustes de pago
Cobrar el pago en el momento de agendar ayuda a agilizar el proceso de facturación y minimizar las ausencias. Para configurarlo:
1. Ve a la sección de Cuenta.
2. Haz clic en la pestaña Organización -> Pagos.
3. Activa el interruptor "Requerir el pago por adelantado en citas reservadas en línea por el paciente".
Enlace directo: Cuenta → Organización → Pagos
⚠️ Los ajustes de pago están en Organización, no en Agenda. Si no ves la pestaña Organización en tu Cuenta, tu usuario no tiene permisos de administrador; pídele a un administrador de la clínica que active el ajuste.
Este ajuste solo aplica a las citas que los pacientes reservan por tu enlace de agendamiento o el widget. Las citas que tu equipo crea desde el calendario interno no se ven afectadas.
Si prefieres cobrar solo una parte del servicio por adelantado, usa el anticipo: se configura por servicio en Cuenta -> Servicios (edita el servicio, activa el anticipo y define el porcentaje, de 1% a 100%). El anticipo se cobra en el momento de reservar.
Para el detalle de las tres configuraciones de pago, consulta Configuración de Pagos para Citas: Guía Completa.
5. Definir las políticas de agendamiento (anticipación mínima)
Si tus pacientes te están agendando a último minuto, aquí es donde lo detienes. Las políticas que controlan con cuánta anticipación y con qué datos pueden agendar están en Cuenta -> Agenda -> Configuraciones, que es la última pestaña dentro de Agenda.
Enlace directo: Cuenta → Agenda → Configuraciones
Evitar citas de último minuto
1. Entra a Cuenta -> Agenda y abre la pestaña Configuraciones.
2. Busca "Tiempo de preparación para citas".
3. Actívalo y elige 24 horas de anticipación o 48 horas de anticipación.
Viene desactivado por defecto. Al activarlo, tu página de agendamiento deja de mostrar cualquier horario que esté más cerca que ese margen: si eliges 24 horas, un paciente que entre hoy a las 3:00 PM no verá nada antes de mañana a las 3:00 PM.
Solo aplica a las reservas que hacen los pacientes en línea. Tu equipo puede seguir agendando desde el calendario interno sin esa restricción, por si necesitas meter a alguien el mismo día.
💡 Cómo lograr que te paguen con 24 horas de anticipación. No existe un ajuste que diga "cobrar 24 horas antes de la cita", pero se consigue combinando dos: activa "Tiempo de preparación para citas" en 24 horas (paso 5) y "Requerir el pago por adelantado…" (paso 4). Como el pago se hace al momento de reservar, y no se puede reservar con menos de 24 horas, todo pago queda hecho mínimo 24 horas antes de la consulta.
En esa misma pestaña Configuraciones también puedes:
Solicitar razón de la cita — oculto, opcional o requerido en el formulario de agendamiento.
Solicitar fecha de nacimiento — oculto, opcional o requerido.
Mostrar dirección física en la página de agendamiento — desactívalo si atiendes principalmente por telemedicina.
Habilitar solicitud de cita — las citas entran como solicitudes que tú apruebas o rechazas, en lugar de confirmarse automáticamente.
Verificador de conflictos — revisa traslapes de horario; aplica solo al calendario interno.
6. ¿Qué nombre ven los pacientes: el de la clínica o el del profesional?
El encabezado de tu página de agendamiento se define automáticamente según cuántos profesionales están incluidos en el agendamiento:
Si dos o más profesionales tienen activado "Incluir en agendamiento de la clínica", la página muestra el nombre de la clínica como encabezado y los pacientes pueden elegir con quién agendar.
Si solo un profesional está incluido en el agendamiento, la página muestra el nombre de ese profesional como encabezado.
Los enlaces personales de cada profesional siempre muestran el nombre del profesional, sin importar cuántos haya.
Para mantener el nombre de tu clínica como encabezado, activa "Incluir en agendamiento de la clínica" en el perfil de todos los profesionales que atienden pacientes (Cuenta -> Equipo). Para el personal que no atiende pacientes (recepción, administración), desactiva tanto "Incluir en agendamiento de la clínica" como "Incluir en el calendario interno".
Importante: un servicio solo se puede reservar si tiene al menos un profesional asignado. Si quitas del agendamiento al único profesional asignado a un servicio, ese servicio dejará de aparecer en tu página.